Panduan Belajar
Mengenal MS Word
1. Pendahuluan
Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah
kata yang banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program
pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect dan
lain-lain. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fasilitas yang disediakan,
kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan
yang menarik dan lain sebagainya.
Microsoft Word, selanjutnya disebut Word 2003 merupakan
pengembangan dari versi sebelumnya yakni Microsoft Word 97 dan
Microsoft Word Mellenium 2000 yang mengalami banyak
perobahan dan perbaikan disana sini sehingga selain lebih fleksibel
digunakan dan menyediakan fasilitas penuh terhadap akses
internet dari setiap program aplikasinya, juga tampilan yang lebih
menarik. Kemampuan dalam membuat tabel, menyisipkan program
lain ke program Word 2003 dan fasilitas lainnya yang akan bahas
lebih lanjut, telah menghantarkan Word 2003 sebagai program
aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat ini dan yang banyak
digunakan di kantor-kantor, sekolah maupun perguruan Tinggi.
Walaupun pada tahun 2007 ini, tepatnya bulan Februari yang telah
lalu telah diluncurkan Microsoft word 2007, namun itu belum
memasyarakat.
Selain kelebihan-kelebihan di atas, Word 2003 mempunyai
kekurangan yakni tidak dapat dioperasikan pada Operatting System
yang di bawah Windows XP, seperti Windows 95, Windows 98,
Windows 98 Me dan lain-lain.
2. Memulai Word 2003
Word 2003 baru dapat dijalankan apabila system operasi
windows telah kita aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja
dengan Word 2003 sebagai berikut :
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
Muncul sejumlah menu, pilih All Programs.
Pilih Microsoft Office,
Klik Microsoft Office Word 2003.
Cara mengaktifkan Microsoft Word
Tunggu hingga tampil layar Microsoft Word yang masih
kosong.
Microsoft Word siap untuk digunakan.
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Word.
Setelah Word 2003 kita aktifkan, maka akan tampil layar
kosong dengan nama Document 1, seperti berikut :
Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana
menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan
fungsi dari menu induknya. Misalnya Menu File, maka sub menunya
berisi segala hal yang berkaitan dengan file, begitu juga dengan
menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri dari Menu File, Edit,
View, Insert, Format, Tools, Table, Windows dan Help. Tapi daftar
menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita.
Menu ini dapat kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau
dengan tombol Alternate (ALT)+huruf yang bergaris bawah pada
menu secara bersamaan. Misal kita akan mengaktifkan menu file
maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan tombol ALT+F
(tekan secara bersamaan).
Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang
disediakan oleh Word 2003 secara otomatis. Walaupun begitu icon
dari toolbar ini juga dapat kita tambah atau dikurangi sesuai
keperluan. Default dari toolbar ini terdiri dari icon sbb:
3. Ruler
Layout Microsoft Word
Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan
dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju,
tunggu sesaat sehinggan tampil nama dari icon tersebut. Misalnya
kita arahkan pointer mouse pada icon yang bergambar printer,
maka akan keluar informasi nama dari icon tersebut.
Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan
oleh Word 2003. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang
berfungsi dalam pemformatan pada Word 2003.
Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai
alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar kerja.
Apakah batas kiri, kanan, paragraph dll. Ruler ini dapat kita
atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter, points
atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan
dengan cara : Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak
dialog option klik general pada kotak pilihan measurement
units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan, lalu klik OK.
Layar Editor
Menu Bar
Toolbars Drawing
Scroll Bar
Toolbars Tables and
Borders
Toolbars Standard
4
Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika
menggeser layar kerja ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal
scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan ke bawah
gunakan vertical scroll bar.
4. Menyimpan dan mengakhiri Word 2003
Menyimpan lembaran kerja
Di tengah anda bekerja dengan Word 2003, anda sebaiknya
menyimpan pekerjaan anda terlebih dahulu, ini dilakukan untuk
pengamanan dari hal-hal yang tidak diharapkan, misalnya terputus
aliran listrik dan sebagainya. Adapun langkah-langkah penyimpanan
adalah sebagai berikut:
1. Pilih dan klik file pada menu bar, klik save atau Klik icon save (
) pada toolbars standar atau Teken tombol CTRL+S pada
keybord sehingga tampil kotak dialog SAVE AS
Cara menyimpan file
Kotak dialog di atas akan muncul pada penyimpanan yang
pertama kali dilakukan, untuk selanjutnya ketika kita
menyimpan file tidak akan muncul lagi.
2. Pada tab Save in : pilihlah folder tempat penyimpanan
lembaran kerja anda, misalnya saya menyimpan file ini pada
folder “modul”. Selanjutnya
3. Isilah tab File name dengan nama file yang lagi anda kerjakan.
Pada dialog di atas saya memberi nama : Tutorial Office 2003
dengan tipe file Word Document.
4. Jika anda menginginkan tipe yang lain misalnya Rick Teks
Format, maka pada tab Save as type pilih dengan mengklik
panah listnya seperti pada gambar berikut:
Menyimpan dengan tipe yang lain
5. Jika anda telah berhasil menyimpan file anda dengan benar
maka nama file anda pun akan berubah sesuai dengan nama
file yang anda tulis.1
6. untuk selanjutnya lakukan penyimpanan secara berkala
misalnya setiap selesai satu kalimat, satu paragraf atau satu
halaman. Atau
7. untuk menjaga-jaga dari hal-hal yang tidak diinginkan, jika kita
selalu lupa menyimpan maka aturlah Auto save to recover
dengan durasi waktu misalnya 5 menit. Adapun langkahlangkah
untuk menyimpan secara otomatis adalah sebagai
klik Tool pada menu bar, pilih dan klik option, sehingga muncul
dialog seperti pada gambar 5. selanjutnya klik tab save berilah
centang pada Save AutoRecover info every:, dan berilah nilai
misalnya 5 untuk durasi 5 menit atau berapa saja yang anda
inginkan, kemudian klik ok.
1 Perhatikan nama file yang terletak di atas Lembar kerja, pada lembaran kerja yang saya
buat nampak seperti sebagai berikut :
Mengatur Auto Save
Mengakhiri Word 2003
Jika Anda telah selesai bekerja dengan Word 2003, Anda dapat
mengakhirinya dengan menggunakan langkah berikut :
1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda.
2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan
Word 2003 berikut ini ;
Pilih dan klik File, Exit, atau
Klik tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas
jendela Word, atau
Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas
jendela, atau
Tekan tombol Alt+F4
Jika muncul kotak dialog kompirmasi2 sebagai berikut:
2 Kotak dialog ini akan muncul jika action terakhir kita belum disimpan
klik Yes jika anda ingin menyimpannya atau klik No jika tidak
akan menyimpan atau klik cencel jika anda ingin membatalkan
dan kembali pada word 2003.
3. Tunggu sampai jendela Word 2003 ditutup.
5. Bekerja Dengan Word 2003
5.1 Membuat Dokumen Baru
Sewaktu kita mengaktifkan program Word 2003 otomatis dibuka
lembar kerja baru dengan nama document1. Untuk mengubah
nama ini dapat dilakukan pada saat penyimpanan lembar kerja ini.
Lalu bagaimana caranya membuka lembar kerja baru disaat Word
2003 telah aktif (mengerjakan dokumen lain) ?. Misalnya sekarang
kita sedang mengetik suatu dokumen dengan nama
‘Promosi.doc’, pada saat itu lupa belum mengetik tugas, lalu kita
ingin mengerjakan tugas dahulu baru mengerjakan dokumen
‘Promosi.doc’. Bagaimana caranya untuk membuka lembar kerja
yang baru ini ?. Ada dua cara , yaitu :
1. Mengaktifkan Word 2003 dari menu Start (lihat sub menu
memulai Word 2003 diatas). Jika cara ini kita pilih berarti kita
mengaktifkan 2 layar Word 2003 dengan nama yang berbeda.
Atau dengan cara
2. Meng-klik menu File lalu pilih dan klik New atau langsung
meng-klik icon new dengan lambang selembar kertas atau
dengan menggunakan tombol pada keyboard Ctrl+N, maka
akan muncul taks pane new Document di sebealah kanan
lembar kerja kita sebagai berikut:
Taks Pane New Document
pada taks pane new documens pilih dan klik Blank Document.
Pada taks pane ini kita juga dapat membuat dokumen baru
dengan berbagai format surat, memo, web pages dan lain
sebagainya.
5.2 Menggeser Insertion Point (kursor)
Insertion point sama dengan kursor, perbedaanya terletak
bentuknya. Kalau insertion point berupa garis tegak (I) yang
berkedip-kedip terdapat pada aplikasi windows sedangkan kursor
adalah garis rebah (-) yang berkedip-kedip yang terdapat pada
aplikasi DOS. Insertion point berfungsi sebagai penunjuk lokasi
tempat memulai pengetikan atau menandai teks. Agar kita
bergerak dengan cepat dalam suatu dokumen yang besar, maka
kita harus tahu apa saja perintah untuk menggeser insertion poin
ini.
Tombol Fungsi
? atau ? Berpindah ke kanan atau ke kiri satu
karakter
? atau ? Berpindah ke atas atau ke bawah satu
baris
Ctrl + ? atau Ctrl + ? Berpindah ke kanan atau ke kiri satu kata
Ctrl+ ? atau Ctrl+? Berpindah ke atas atau kebawah satu
paragraph
9
Home atau End Berpindah ke awal atau ke akhir baris
Ctrl+Home atau
Ctrl+End
Berpindah ke awal atau ke akhir
dokumen
PgUp atau PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu
layar
Ctrl+PgUp/Ctrl+ PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu
halaman
Disamping perintah diatas, kita juga dapat mengeser insertion point
ini dengan menggunakan mouse, dengan cara meng-klik pada
daerah yang diinginkan, tentunya hal ini hanya dapat kita lakukan
pada layar yang tampak saja. Untuk mengatasi ini kita juga dapat
menggunakan tombol vertical scroll bar atau horizontal scroll bar
yang terdapat pada bagian kanan dan bawah layar dengan symbol
. Ingat : Tombol ini hanya berfungsi untuk menggeser
layar bukan untuk memindahkan insertion point. Cara yang paling
cepat adalah dengan:
1. Klik menu Edit
2. Pilih dan Klik Submenu Go To
3. Maka akan tampil jendela Find and Replace,seperti dibawah ini :
4. Pada kotak pilihan go to what, kita dapat menentukan jenis
pemindahan yang diinginkan. Misalkan kita klik Line
5. Pada Enter line number kita isikan 20, lalu klik go to
6. Maka insertion point sekarang berada pada baris ke 20.
5.3 Memisahkan & Menggabungkan Paragraf
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang mengandung makna
tertentu dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Jika mengetik dengan
mesin tik, kita menekan enter untuk mengakhiri setiap barisnya,
tetapi tidak begitu halnya dalam Word 2003. Pada Word 2003,
penekanan tombol enter hanya dilakukan jika kita ingin berpindah
ke paragraph berikutnya. Bagaimana halnya kalau kalau kita tidak
sengaja menekan tombol enter padahal belum ingin pindah ke
paragraph berikutnya atau kita ingin misahkan satu paragraph
menjadi dua.
Memisahkan paragraph
Letakkan insertion point pada awal kalimat yang akan dipisahkan,
lalu tekanlah tombol enter.
Menggabungkan paragraph
Menggabungkan paragraph dapat dilakukan dengan menghapus
lambang enter ( ) yang terdapat pada akhir suatu paragraph.
Untuk memunculkan lambang ini pada layar kerja, kliklah icon
10
tersebut yang terdapat pada toolbar standar. Perhatikan gambar
berikut :
Gambar 8
Memunculkan paragraph point
Kliklah icon ini pada toolbar standard untuk memunculkan atau
menghilangkan penandaan paragraph point. Hapuslah lambang
dengan menekan tombol DELETE untuk menggabungkan
paragraph
5.3.1 Menandai Teks (blok)
Jika kita ingin mengcopy, memindahkan, atau menghapus
sekelompok kalimat maka kita sebaiknya menandai teks tersebut
terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses.
Menandai teks berarti kita mem-blok suatu teks sehingga warnanya
berbeda dengan yang lain. Menandai suatu teks dapat kita lakukan
dengan dua cara :
1. Menggunakan Keyboard, tombol yang digunakan adalah :
Tombol Fungsi
Shift+ ? Menandai satu karakter
disebelah kanan insertion
Shift+ ? Menandai satu karakter
disebelah kiri insertion point
Shift+ ? Menandai satu baris ke atas
Shift+ ? Menandai satu baris ke bawah
Ctrl+Shift+ ? Menandai satu kata disebelah
kanan insertion point
Ctrl+Shift+ ? Menandai satu kata disebelah kiri
insertion point
Ctrl+Shift + ? Menandai sampai ke-awal
paragraph
Ctrl+Shift+ ? Menandai sampai ke-akhir
paragraph
Shift+End Menandai sampai ke akhir baris
11
Shift+Home Menandai sampai ke awal baris
Shift+PgUp Menandai sampai satu layar kaatas
Shift+PgDwn Menandai sampai satu layar kebawah
Ctrl+Shift+Home Menandai sampai ke awal
dokumen
Ctrl+Shift+End Menandai sampai ke akhir
dokumen
Ctrl+A Menandai seluruh teks yang ada
pada dokumen
2. Menggunakan Mouse
Lakukan Fungsi, untuk
memilih
Klik tahan (drag) teks yang diinginkan Sembarang teks
Klik ganda pada kata Satu kata
Klik pada selection bar 3 Satu baris
Drag pada selection bars Beberapa baris
Tekan CTRL lalu klik kalimat yang
diinginkan
Satu kalimat
Klik ganda pada selection bar atau klik
3X pada bagian paragraph
Satu paragraph
Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi
yang dinginkan
Berbentuk kolom
5.3.2 Meng-copy, Menghapus & Memindahkan Teks
1. Meng-copy Teks
Untuk meng-copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sbb;
Tandailah teks yang akan dicopy
Klik menu Edit lalu klik Copy (atau klik icon copy)
Pindahkan insertion point ke lokasi pengcopian.
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon paste)
Atau dengan cara :
Tandailah teks yang akan dicopy
Klik kanan pada teks yang ditandai pilih dan klik Copy
3 Selection bar adalah bagian yang terletak di sebelah kiri margin kiri. Untuk
membatalkan penandaan suatu teks, kliklah disembarang tempat
12
Pindahkan insertion point ke lokasi pengcopian.
Klik kanan lalu klik Paste (atau klik icon paste)
Atau dengan cara :
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan
peng-copian.
Atau dengan cara lain:
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+C
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
2. Menghapus Teks
Menghapus teks dapat kita lakukan sbb:
Menghapus satu karakter sebelah kiri insertion point yakni
dengan menekan Backpace (?) pada keyboard
Menghapus satu karakter sebelah kanan insertion point yakni
dengan menekan Delete
Menghapus beberapa karakter sekaligus:
Ctrl+Delete : menghapus satu kata di sebelah kanan
insertion point
Ctrl+Backpace : menghapus satu kata di sebelah kiri insertion
point
Menghapus karakter yang ditandai/diblok :
Tandailah teks yang akan dihapus
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut, )
Atau dengan cara ;
Tandailah teks yang akan dihapus
Tekan tombol Delete
3. Memindahkan Teks
Langkah-langkah untuk memindahkan teks ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut)
Pindahkan insertion point ke daerah tujuan
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon Paste)
Atau dengan cara ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
13
Drag4 teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru
Atau dengan cara lain;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Tekan Ctrl+X
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
Untuk membatalkan perintah, dapat dilakukan sbb:
Klik menu Edit
Klik Undo
Atau:
Cukup dengan meng-klik icon undo ( )pada toolbar standard.
Atau:
dengan menekan tombol Ctrl+Z
Untuk mengulangi perintah, dapat dilakukan sbb;
Klik menu Edit
Klik Redo
Atau :
cukup dengan meng-klik icon redo (gambar panah melengkung kekanan
yang terdapat pada toolbar standard).
5.3.3 Mencari dan Mengganti Teks
Pada suatu dokumen yang besar tentu kita akan kesulitan untuk
mencari suatu kata tertentu atau mencari sambil mengganti
kata/kalimat tersebut secara langsung. Anda jangan khawatir jika
mengalami hal ini, karena untuk tujuan ini Word 2003 telah
menyediakan dua fasilitas, yaitu:
Find dan Replace
Find, digunakan untuk mencari suatu kata/kalimat tertentu
berdasakan kriteria yang ditentukan. Untuk mengaktifkan fasilitas
ini kita tinggal klik menu Edit lalu klik Find, atau dengan menekan
Ctrl+f atau dengan mengklik select Browse object yang terletak
di bawah scroll vertikal seperti pada gambar berikut:
4 Drag yaitu menekan dan menahan tombol kiri mouse hingga sampai pada tujuan
14
Gambar 9
Select Browse Object
selanjutnya klik find maka akan keluar kotak dialog find sbb:
Gambar 10
Find and Replace
keterangan :
1. pada option Find what diisikan kata/kalimat yang akan di cari,
misal ‘aku’
2. untuk menampakkan find option, klik More, sehingga kotak
dialog find akan nama tampak seperti pada gambar berikut :
15
Gambar 11
Find Option
Pada Search Option kita dapat menentukan arah pencarian
yaitu:
• All, mencari dari awal hingga akhir dokumen. (defaultnya ALL)
• Up, mencari keawal dokumen mulai dari posisi insertion point.
• Down, mencari keakhir dokumen mulai dari posisi insertion
point.
3. Pada option Search: terdapat 5 metode utama yaitu ;
• Match case, mencari kata/kalimat yang betul-betul mirip
dengan kata/kalimat yang dicari.
• Find whole words only, mencari kata/kalimat tanpa
memperhatikan huruf besar atau kecil.
• Use wildcards, mencari kata/kalimat dengan menggunakan
metode wildcards (?). Misalnya kita mancari tiga
digit huruf yang awal ‘ak’ maka gunakan wildcards
dengan cara ‘ak?’, maka seluruh kata yang terdiri
dari tiga karakter dengan huruf awalnya ‘ak’ akan
ditemukannya. Metode pencarian ini
memperhatikan huruf kecil dan besar. Maka kata
‘AKU’ tidak akan ditemukan dengan metode ini,
karena menggunakan huruf besar sedangkan
yang dicari adalah ‘ak?’ huruf kecil dengan digit
ketiganya bebas.
• Sounds like, mencari kata/kalimat yang mirip dan hampir mirip
dengan kata/kalimat yang dicari. Misalnya kita
16
mencari kata ‘Aku’ maka kata ‘Ak’ juga akan
ditemukannnya karena hampir mirip.
• Find all words forms, mencari seluruh kata/kalimat yang
mempunyai bentuk/format yang sama.
4. Setelah menentukan metode pencariannya, maka kliklah Find
Next untuk memprosesnya.
5. Jika pencarian selesai, maka akan muncul kotak pesan sbb:
Gambar 12
Dialog finish Find
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.
Replace,
Replace adalah suatu proses pencarian teks dengan cara langsung
menggantikan kata/kalimat yang dicari dengan kata/kalimat yang
ditentukan. Untuk menggunakan fasilitas, ikutilah langkah-langkah
berikut :
1. Klik menu Edit, lalu Klik Replace
2. Maka akan tampil jendela replace sbb:
Gambar 13
Replace
3. Pada option Find what kita ketikkan kata/kalimat yang dicari dan
diganti. Misalnya kita mencari kata ‘My’ dan ganti dengan ‘Aku’,
maka Ketikkan ‘My’ pada option Find What.
4. Option Replace with diisi dengan kata/kalimat pengganti. Pada
contoh diatas kita isi dengan ‘Aku’
17
5. Klik Replace untuk mengganti satu persatu, atau klik Replace All
5 untuk mengganti secara keseluruhan dan klik Find Next untuk
mencari kata berikutnya.
6. Sedangkan option lainnya sama dengan yang dijelaskan pada
bagian Find diatas.
5.3.4 Menyimpan Dokumen
Lembar kerja (document) yang kita buat dapat disimpan pada
harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut :
A. Menyimpan dalam hardis:
1. Pilih dan klik menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Jika Anda
menyimpan document tersebut untuk pertama kali, kotak dialod
Save As akan ditampilkan seperti gambar 3.
2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih dan klik drive atau folder
yang diinginkan. Jika anda belum siap dengan folder yang akan
dijadikan tempat menyimpan data anda. Anda dapat langsung
membuatnya pada waktu penyimpanan yakni dengan cara klik
kanan pada tempat yang kosong di kotak dialog save as, pilih new,
pilih dan klik Folder seperti pada gambar :
Gambar 14
Membuat Folder baru
selanjutnya tiklah nama folder dengan nama yang anda hendaki,
dalam hal ini saya memberi nama “Modul TIK” perhatikan hasilnya
sebagai berikut:
5 Hati-hati menggunakan replace all, karena jika kita find optionnya high light All Item ,
berarti semua ejaan yang kita cari pasti diganti. Misalnya kita isi option find what dengan
kata Aku, dan Option replace With dengan My, maka jika kita klik Replace All hasilnya
setiap ejaan “aku” akan diganti menjadi “my”. Misalnya :setiap kata “melakukan”
menjadi “melmykan”; “selaku” menjadi “selmy”
18
Gambar 15
Memberi nama folder baru
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
inginkan.
4. Klik tombol perintah Save untuk memproses penyimpanannya6.
Disamping cara diatas, kita juga dapat menyimpan dokumen dengan
langsung meng-klik icon save (gambar disket) yang terdapat pada
toolbar standar.
5.3.5 Membuka Dokumen Lama
Banyak cara yang dapat kita gunakan untuk membuka kembali
dokumen lama (yang pernah disimpan).
1. Menggunakan Menu File-Open
Dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik
Open.
2. Menggunakan Icon Open
Dengan cara meng-klik icon open dengan gambar
6 Catatan :
1. Dibawah pilihan Save in terdapat icon-icon alamat yang sering digunakan
untuk menyimpan data. Anda dapat langsung meng-klik icon tersebut jika
Anda ingin menyimpan data pada icon tersebut.
2. Jika diperlukan Anda juga dapat memilih jenis dan bentuk format
penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as tipe
19
3. Menggunakan Menu Documents
Cara ini dilakukan dengan meng-klik tombol Start yang ada
ditaskbar, pilih menu Documents, maka akan muncul sejumlah
nama file yang pernah kita buka. Klik nama file yang akan kita
buka tersebut.
5.3.6 Menyimpan Dokumen Dengan Nama Lain atau tipe format yang
lain
Lembar kerja (dokumen) yang pernah disimpan ingin kita simpan lagi
dengan nama lain karena ada beberapa perubahan terhadap
dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain
dapat dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik
Save As atau menekan tombol fungsi F12. Kemudian ketikkan nama
baru7 dan tentukan type filenya sesuai dengan yang dinginkan, lalu
klik Save untuk memproses penyimpanannya.
5.4 Pengaturan Dokumen
5.4.1 Pengaturan Halaman Dokumen (Page Set-Up)
Agar dokumen yang kita kerjakan dapat dicetak sesuai dengan yang
kita inginkan, maka mutlak diperlukan pengetahuan tentang tata cara
pengaturan dokumen ini. Apa saja yang dapat kita lakukan terhadap
pengaturan halaman dokumen ini ?. Untuk menjawabnya, mari kita
lakukan sbb:
1. Klik menu File, lalu pilih dan klik menu Page Setup.
2. Tunggu sampai muncul kotak dialog Page Setup seperti gambar
dibawah ini:
7 Pemberian nama file tidak boleh ada yang sama dengan file yang lainnya pada
folder yang sama dan type yang sama pula. Jika Anda memberikan nama file
dengan nama file yang sama dengan file lama, maka computer akan meniban
file lama dengan file yang kita buat. Untuk memudahkan maka berilah angka
di akhir nama file yang sama misalnya “tugas 1”, “tugas 2” dan sebagainya.
20
Gambar 16
Page setup Margin
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat
dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Margin, digunakan dalam pengaturan batas halaman,
headers, footers dan pengaturan pencetakan model buku (cetak
bolak balik).
Untuk menaikan ukuran klik symbol atau untuk menurunkan
ukuran klik symbol .
Top, digunakan untuk mengatur batas atas dokumen
mulai dari tepi atas kertas. Bottom, digunakan untuk
mengatur batas bawah dokumen mulai dari tepi bawah
kertas.
Left, digunakan dalam pengaturan batas kiri dokumen
mulai dari tepi kiri kertas.
Right, digunakan untuk pengaturan batas kanan
dokumen mulai dari tepi kanan kertas.
Gutter, digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari
tepi kiri kertas atau tepi atas kertas dengan tujuan
untuk memberikan lokasi kosong untuk penjilidan.
Pengaturan posisi dari gutter ini kita tentukan pada
21
bagian pilihan Gutter posistion yang menyediakan dua
alternatif posisi, yaitu posisi kiri (left) atau atas (top)
Header, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan
kepala (header) mulai dari tepi atas kertas.
Footer, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan
kaki (footer) mulai dari tepi bawah kertas. 8
Mirror Margin, pengaturan batas halaman secara timbal
balik sehingga dapat dicetak secara timbal balik.
Biasanya digunakan jika kita ingin mencetak dokumen
secara timbal balik dengan hasil seperti buku cetak.
Jika pilihan ini kita aktifkan, maka pada tab margin akan
ada perubahan pilihan seperti berikut:
Gambar 17
Miror margins
Perubahan terjadi pada option left dan right dimana kedua
option ini diganti dengan nama Inside dan Outside.
Inside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen yang
bagian dalam.
8 Header dan footer ini akan otomatis tampil pada setiap halaman dokumen. Seperti pada
buku ini yang jadi header adalah kata ‘Microsoft Word’’ dan garis tebal dibawahnya,
sedangkan yang jadi footer adalah tulisan ‘Labor Komputer Program Ekstensi FEUA’ dan
nomor halaman dengan garis tebal diatasnya
22
Outside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen bagian
luar.
2 pages per sheet, artinya option ini digunakan jika kita
ingin mengatur dokumen agar dicetak dua
halaman dalam satu kertas.
2. Tab Paper Size, digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan
orientasi pencetakan dokumen. Perhatikan gambar berikut:
Gambar 18
Page setup
? Paper size, digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang
digunakan. Jika kita klik simbol ini, maka akan muncul
sejumlah ukuran kertas yang disediakan oleh Word 2003. Kita
tinggal pilih jenisnya. Jika ukuran kertas yang kita gunakan
tidak ada yang cocok dengan yang disediakan oleh Word 2003,
maka pilihlah option Custom Size.
Width, digunakan untuk pengaturan ukuran lebar
kertas jika kita memilih option custom size.
Height, sama halnya dengan width, tapi option ini
digunakan untuk pengaturan tinggi kertas yang kita
miliki.
? Tab Orientation, digunakan untuk menetukan arah percetakan
halaman. Arah pengaturan halaman dokumen ini terbagi dua,
yaitu ;
Portrait, adalah metode pengaturan halaman
dokumen dengan arah tegak (vertikal), sedangkan
Landscape, adalah metode pengaturan halaman
dokumen dengan arah melebar (horizontal)
23
? Apply to, digunakan untuk menentukan data jenis pengaturan.
Pada option ini terdapat beberapa option lagi sebagai berikut :
Whole document, artinya pengaturan margin berlaku
untuk seluruh dokumen.
This point forward, artinya pengaturan dokumen ini
berlaku mulai dari halaman yang aktif
(yaitu pada posisi insertion point)
sampai halaman terakhir.
This section, artinya pengaturan margin hanya berlaku
pada halaman yang aktif saja.
Selected text, pengaturan hanya berfungsi pada teks
yang ditandai saja.
? Default, digunakan untuk merubahan pengaturan setting yang
dibuat tadi ke bentuk default dari Word 2003.
3. Untuk tab Layout coba anda pelajari sendiri.
5.4.2 Pengaturan Huruf (Font )
Untuk menambah daya tarik dari suatu dokumen, pengaturan huruf
sangat diperlukan. Untuk pengaturan huruf ini kita dapat
menggunakan dua cara, yaitu:
1. Menggunakan toolbar
Dengan metode kita hanya dapat melakukan pengaturan terhadap
jenis huruf dan ukuran yang digunakan. Caranya:
o Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
o Klik item font yang terdapat pada toolbar standar, sehingga
muncul daftar huruf yang disediakan oleh Word 2003. Kliklah
huruf pilihan Anda seperti pada gambar berikut:
24
o Untuk merubah ukuran huruf, kliklah item font size yang
disebelah item font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.
2. Menggunakan menu
Jika kita gunakan metode ini, kita dapat menggunakan beberapa
efek yang menarik. Caranya:
Tandai (Blok) terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
Klik menu Format, lalu pilih dan klik sub menu Font, sehingga
muncul kotak dialog font sbb:
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat
dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf, model
garis bawah dan efek dari huruf dll. Pada tab ini terdapat
pilihan sebagai berikut:
Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah
diinstal pada Word 2003.
Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf,
apakah cetak tebal (bold), miring (italic), gabungan
tebal dengan miring atau model reguler (standar)
25
Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang
telah dipilih.
Font Color, digunakan untuk menentukan jenis warna
dari huruf yang dipilih.
Underline Style, digunakan untuk menentukan jenis
garis bawah yang diinginkan. Untuk memilih jenis garis
bawah, klik-lah tab ini lalu pilih dan klik jenis garis
bawah yang diinginkan.
Underline Color, digunakan untuk menentukan warna
dari garis bawah yang dipilih.
Effects, digunakan jika kita ingin memberikan efek
khusus terhadap teks. Pada option terdapat beberapa
pilihan sbb:
Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis
ditengah tesk tersebut. Contoh “ Efek Strikethrough “
Double Strikethrough, sama dengan efek diatas
bedanya pada jenis ini garisnya dua. Contoh “ Efek
Double Strikethrough “
Superscript, akan memberikan efek, teks akan naik ½
tinggi huruf. Biasanya digunakan untuk membuat
perpangkatan, seperti “ 4
2
“
Subscript, akan memberikan efek, teks akan turun ½
tinggi huruf. Biasanya digunakan dalam penulisan katakata
ilmiah, seperti “ H2O “
Shadow, digunakan untuk memberikan efek bayangan
terhadap teks yang dipilih. Contoh “Efek dari Shadow”
Outline, efek dari option ini adalah teks yang dipilih
akan ditampilkan hanya kerangkanya saja. Contoh ““
Emboss, akan memberikan efek teks tampak seperti
menonjol dari yang lain. Contoh “ Efek Emboss “
Efek Emboss Engrave, kebalikan dari emboss, jenis ini
memberikan efek seperti efek ukiran. Contoh “ Efekk
Enngrave “
Efek Engrave Small Caps, memberikan efek huruf
dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan
huruf yang awalnya ditulis besar dengan yang ditulis
kecil. Contoh tulisan “Efek Small Caps” diberi efek small
caps menjadi “ EFEK SMALL CAPS ”
All Caps,akan memberikan efek semua tulisan yang
mulanya kita ketik dengan huruf besar dan kecil akan
dirubah menjadi huruf besar semua. Contoh tulisan
“efek all caps” diberi efek all caps berubah menjadi “
EFEK ALL CAPS “
Hidden, efek dari pilihan ini akan mengakibatkan teks
yang pilih tidak akan nampak dilayar padahal tersebut
ada. Contoh tulisan “ Efek Hidden” setelah diberikan
26
efek hidden akan menjadi ““. Nah loh, hilangkan !.
Padahal teks tersebut ada diantara tanda kutip diatas
Catatan :
Untuk mengembalikan teks yang salah dalam
pemberian efek cukup dengan menghilangkan tanda
ceklis pada pilihan efek yang dipilih.
Satu teks dapat diberi lebih dari satu efek. Contoh “
Rumus Kimia untuk air adalah H2O “. Rumus Kimia
untuk air adalah H2O
2. Untuk Tab Character Spacing dan tab Text Effect coba
Anda pelajari sendiri.
5.4.3 Pengaturan Teks
Pada materi ini kita akan mempelajari tentang bagaimana
membuat teks cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah, rata kiri,
rata tengah, rata kanan dan rata kiri kanan. Untuk lebih jelasnya,
ikuti pembahasan dibawah ini.
Cara pengaturan teks :
1. Tandai terlebih dahulu teks yang akan di olah.
2. Kemudian klik icon tentang pengaturan teks ini yang terdapat
pada toolbar formatting. Lihat gambar:
Lihat efek dibawah ini :
Rata kanan
Rata Kiri Kanan
Rata Tengah
Rata Kiri
Cetak Miring
Cetak Garis Bawah
Cetak Tebal
27
Jenis efek Teks awal Hasil
Cetak tebal Labor Program
Ekstensi
Labor Program
Ekstensi
Cetak miring Labor Program
Ekstensi
Labor Program
Ekstensi
Cetak garis
bawah
Labor Program
Ekstensi
Labor Program
Ekstensi
Rata kiri (Default) Hasil
Icon cetak rata kiri ini berfungsi
dalam pengaturan teks agar
rata kiri. Dengan adanya icon
ini pengaturan teks dapat
dilakukan dengan lebih
mudah.
Icon cetak rata kiri ini berfungsi
dalam pengaturan teks agar
rata kiri. Dengan adanya icon
ini pengaturan teks dapat
dilakukan dengan lebih
mudah.
Rata tengah Hasil
Icon cetak rata tengah ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata tengah. Dengan
adanya icon ini pengaturan
teks dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
Icon cetak rata tengah ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata tengah. Dengan
adanya icon ini pengaturan
teks dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
Rata kanan Hasil
Icon cetak rata kanan ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata kanan. Dengan
adanya icon ini pengaturan
teks dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
Icon cetak rata kanan ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata kanan. Dengan
adanya icon ini pengaturan
teks dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
Rata kiri kanan Hasil
Icon cetak rata kiri kanan ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata kiri dan kanan.
Dengan adanya icon ini
pengaturan teks dapat
dilakukan dengan lebih
mudah.
Icon cetak rata kiri kanan ini
berfungsi dalam pengaturan
teks agar rata kiri dan kanan.
Dengan adanya icon ini
pengaturan teks dapat
dilakukan dengan lebih
mudah.
5.4.4 Pengaturan Paragraf
Untuk mengatur tatanan paragraph dari dokumen yang kita buat
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik menu Format
28
2. Pilih dan klik sub menu Paragraf, maka muncul jendela
paragraph seperti berikut :
Keterangan :
Alignment, digunakan untuk pengaturan jenis perataan teks.
Pada option ini terdapat 4 pilihan, yaitu (1) Rata kiri (align
left), (2) Rata tengah (center), (3) Rata kanan (align right)
dan (4) rata kira kanan (justified). Lihat pembahasan tentang
pengaturan teks.
Left, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari
batas kiri halaman.
Right, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph
dari batas kanan halaman.
Before, digunakan untuk mengatur spasi sebelum baris
(teks) yang sekarang.
After, digunakan untuk mengatur spasi setelah baris (teks)
yang sekarang.
Line Spacing, digunakan untuk menentukan spasi dari teks.
Pada option ini terdapat beberapa pilihan sesuai dengan
yang dikehendaki.
Special, digunakan untuk menentukan jenis paragraph,
apakah menjorok kedalam (first line) atau menggantung
29
(hanging) sedangkan jaraknya ditentukan pada option by
yang terletak disebelah kanan option ini.
5.4.5 Membuat Daftar Bullet dan Nomor
Bullet dan Nomor adalah gambar-gambar kecil yang berfungsi
untuk mempercantik tampilan dari suatu rincian atau urutan
tertentu yang otomatis dilakukan oleh komputer. Misalnya pada
bagian keterangan pengaturan paragraph diatas, digunakan
gambar yang berbentuk orang.
Langkah-langkah membuat Bullet dan Nomor :
1. Klik menu format
2. Lalu pilih dan klik Bullets and Numbering, sehingga muncul
jendela bullets and numbering sebagai berikut:
3. Pilih model bullet yang diinginkan lalu tekan klik OK. Jika ingin
melihat gambar yang lain , klik customize.
Begitu juga halnya dengan nomor. Pada tampilan gambar diatas
klik tab Numbered yang terletak pada bagian atas, sehingga
muncul jenis nomor yang tersedia.
5.4.6 Membuat Header dan Footer
Header(catatan kepala) adalah teks yang khusus diletakkan
dibagian atas halaman yang selalu tampil pada setiap
halamannya. Sedangkan Footer(catatan kaki) kebalikan dari
header. Header dan footer ini sering dibuat untuk memberikan
keterangan dari naskah yang diketik.
Langkah-langkah membuat header dan footer:
1. Klik menu View.
2
2. Pilih dan klik tab Header and Footer sehingga insertion point
otomatis berada pada bagian atas dokumen (membuat
header).
3. Ketikkan teks yang untuk header sesuai dengan keinginan kita,
lalu tekan tanda panah bawah untuk berpindah ke footer.
4. Ketikkan teks untuk footer dan klik ganda diluar kotak header
dan footer untuk keluar dari format ini.
5.5 Membuat Tabel
Untuk membuat table dalam Word 2003 dapat dilakukan dengan
cara
1. Klik menu Table
2. Pilih tab Insert lalu klik tab Table, sehingga muncul jendela sbb:
Keterangan:
Option Number of Column digunakan untuk menentukan
jumlah kolom dari tabel.
Option Number of Rows digunakan untuk menentukan
jumlah baris dari tabel.
Pada tab AutoFit behavior terdapat 3 option yang dapat
dipilih sesuai dengan tabel yang akan dibuat.
3
1. Option Fixed column width akan membuat tabel pada
area aktif dengan ukuran kolom yang ditentukan pada
option yang terletak disebelah opton ini .
2. Option autoFit to contents width akan membuat tabel
pada area aktif yang lebar kolomnya akan otomatis
disesuaikan dengan isi kolom.
3. Option autoFix to windows akan membuat tabel pada
area yang aktif yang lebar kolomnya akan otomatis
disesuaikan dengan lebar windows.
Jika ingin membuat tabel dengan format yang
disediakan oleh Microsoft Word, kita dapat memilih pada
tab Auto Format. Anda dapat mencobanya langsung
Untuk latihan anda, coba pelajari bagaimana cara menghapus,
menggabung, menyisip kolom dan baris pada tabel.
5.6 Mencetak Cetak Dokumen
Dalam dunia komputer ada dikenal istilah hardcopy dan softcopy,
yang masing-masingnya berfungsi untuk mencetak dokumen.
softcopy adalah mencetak dokumen ke layar monitor, seperti pada
saat anda mengetik data di wondows berarti anda sedang
melakukan proses softcopy sedangkan hardcopy adalah
mencetak dokumen melalui printer. Biasanya setiap software
pengolah selalu menyediakan fasilitas ini. Untuk itu pada bagian
akhir dari modul ini kita akan membahas bagaimana cara
mencetak dokumen pada Microsoft Word.
Langkah-langkah membuat mencetak dokumen :
1. Klik menu file
2. Lalu pilih dan klik Print, sehingga muncul jendela print sebagai
berikut :
4
Keterangan :
Pada tab Name, pilih jenis printer yang aktif di komputer
dengan mengklik tanda panah yang terdapat disebelah
kanan option ini.
Kita juga bisa mencetak dokumen ini ke file dengan cara
menandai option print to file.
Pada tab page range ada tiga alternatif pencetakan yang
disediakan oleh Microsoft Word.
a. ALL, berfungsi untuk mencetak seluruh isi dokumen.
b. Current page, berfungsi untuk mencetak halaman
dokumen yang sedang aktif saja (halaman yang aktif
ditentukan oleh
c. posisi kursor pada saat pencetakan).
d. Pages, berfungsi untuk mencetak halaman tertentu dari
suatu dokumen dengan mengetikan nomor halaman
dokumen yang akan dicetak dan dipisahkan dengan
tanda koma. Contoh kita akan mencetak halaman 1, 2, 5.
dan 10, maka pada kolom page range isikan 1,2,5,10.
Jika ingin mencetak dokumen pada range tertentu,
misalnya ingin mencetak halaman 2 sampai dengan
halaman 10m maka cukup diketikkan 2 - 10, atau
mengetikkan 1,2,5-10 jika ingin mencetak halaman 1, 2
dan halaman 5 sampai dengan 10.
Pada option print what isikan document jika ingin mencetak
dokumen.
Option prints dapat kita pilih alternatif pencetakan, apakah
hanya mencetak halaman ganjil (odd) atau genap (event)
saja, atau keduanya (allranges)
Tab copies digunakan untuk menentukan jumlah salinan
(copian) dari dokumen yang akan dicetak. Jika kita mencetak
5 rangkap maka isilah dengan angka 5.
Option properties dapat digunakan untuk menset jenis kertas,
kualitas pencetakan, dan lain-lain.
3. Klik OK untuk melakukan proses pencetakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar